آشنایی با سیستم مدیریت پروژه سازمانی یا EPM

امروزه مدیریت درست و هدفمند پروژه ها به یکی از اصل‌های مهم و اساسی هر کسب و کاری تبدیل شده است. در واقع هر چقدر که یک کسب و کار بزرگ‌تر باشد، پروژه‌هایی که درگیر آن هست نیز بیشتر و پیچیده‌تر می‌شود. به همین دلیل است که مدیریت پروژه ها به یک اصل مهم و تاثیرگذار برای کسب‌وکارها مختلف تبدیل شده است. اساسی‌تر از هر زمان دیگری محسوب می‌شود. موضوعی که در این خصوص باید به آن توجه داشت این است که با افزایش پیچیدگی و حجم پروژه‌ها، نیاز به یک رویکرد سیستماتیک و کامل در مدیریت پروژه‌ها بیش از هر زمان دیگری احساس می‌شود. در همین راستا، سیستم مدیریت پروژه یا به اختصار EPM طراحی و ساخته شد تا به عنوان یک ابزار قدرتمند و برنامه‌ریزی شده به سازمان کمک کند تا بتوانند پروژه های خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کرده و به اهداف خود دست پیدا کنند. ما در این مقاله از ایریسا مگ مفهوم مدیریت پروژه را تعریف کرده و سپس در ادامه عناصر اصلی یک سیستم مدیریت پروژه و مزایایی که می‌تواند داشته باشد را معرفی خواهیم کرد. پس تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.

در این مقاله به بررسی موضوعات زیر می‌پردازیم:

• منظور از سیستم مدیریت پروژه سازمانی چیست؟
• عناصر اصلی سیستم مدیریت پروژه یا EPM
• مزایای استفاده از سیستم مانیتورینگ شاخص های کارایی سازمان

منظور از سیستم مدیریت پروژه سازمانی چیست؟

سیستم مدیریت پروژه سازمانی که معادل عبارت انگلیسی Enterprise Project Management بوده و با نام EPM نیز شناخته می‌شود، سیستمی است که در جهت پایش و اندازه‌گیری عملکرد یک سازمان و دستیابی به اهداف و استراتژی‌های تعیین شده مورد استفاده قرار می‌گیرد. در واقع از این سیستم به منظور بهبود کارایی سازمان، شفاف‌سازی فعالیت‌ها، شناسایی نقاط قوت و ضعف، افزایش بهره‌وری و ارتقاء عملکرد در تمام سطوح سازمانی استفاده می‌شود. یک نرم‌افزار EPM معمولاً دارای بخش‌ها و قابلیت‌های مختلفی است که برای مدیریت گسترده پروژه‌ها و برنامه‌ها طراحی شده‌اند.

عناصر اصلی سیستم مدیریت پروژه یا EPM

هر سیستم مدیریت پروژه از عناصر اصلی مختلفی تشکیل شده است که هر یک از آنها امکانات و قابلیت‌های منحصر به فردی را فراهم می‌کنند. در ادامه به معرفی برخی از اصلی‌ترین عناصر تشکیل‌دهنده یک سیستم مانیتورینگ شاخص های کارایی سازمان خواهیم پرداخت.

1. تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)

شاخص‌هایی که به خوبی عملکرد سازمان را نشان می‌دهند و با اهداف استراتژیک سازمان هماهنگ هستند.

2. منابع داده (Data Sources)

جمع‌آوری اطلاعات و داده‌های مرتبط با شاخص‌های کارایی از منابع مختلف داخلی و خارجی سازمان، از جمله سیستم‌های اطلاعاتی، سامانه‌های مالی، و نرم‌افزارهای مدیریت.

3. پردازش داده (Data Processing)

استفاده از فناوری‌های پردازش داده برای تجمیع، تحلیل، و تفسیر داده‌ها به شکلی که اطلاعات مفیدی برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک در اختیار مدیران قرار گیرد.

4. تدابیر اصلاحی (Corrective Actions)

اقداماتی که بر اساس نتایج مانیتورینگ انجام می‌شوند تا هر گونه انحراف از اهداف کارایی برطرف شود و بهبودهای لازم اعمال گردد.

5. مدیریت پروژه (Project Management)

این بخش شامل قابلیت‌های مربوط به برنامه‌ریزی، زمانبندی، اختصاص منابع، بررسی میزان پیشرفت و گزارش‌گیری از پروژه است. از این بخش برای کنترل و مدیریت هر جنبه از یک پروژه استفاده می‌شود.

6. مدیریت منابع (Resource Management)

این بخش به مدیران این امکان را می‌دهد تا بتوانند منابع انسانی و مالی پروژه را به شکل بهینه‌ای مدیریت نمایند. در این بخش امکان تخصیص افراد، تعیین نیازمندی‌های و مانیتورینگ چگونگی استفاده از منابع وجود دارد.

7. مدیریت ریسک (Risk Management)

این قسمت شامل ابزارها و فرایندهایی است که برای تشخیص، ارزیابی و مدیریت ریسک‌های پروژه می‌توانند مورد استفاده قرار بگیرند. این بخش از سیستم مدیریت پروژه به افراد کمک می‌کند تا بتوانند بهترین تصمیمات را برای مقابله با مسائل پیش‌آمده داشته باشند.

8. گزارش‌گیری (Reporting)

این بخش امکان ایجاد گزارش‌ها و نمودارهای مختلف برای نمایش میزان پیشرفت پروژه، هزینه‌ها، زمانبندی پروژه و دیگر موارد مربوط به پروژه را فراهم می‌کند.

9. هماهنگی تیم (Team Collaboration)

با استفاده از این بخش از سیستم مدیریت پروژه این امکان برای اعضای تیم فراهم می‌شود تا اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک گذاشته و در خصوص پروژه و همکاری‌هایشان تبادل نظر داشته باشند. در واقع این ابزارها به تیم‌ها کمک می‌کنند تا هماهنگی بیشتری در انجام وظایف داشته باشند.

10. مدیریت تغییرات (Change Management)

این قابلیت به مدیران این امکان را می‌دهد تا بتوانند تغییرات در پروژه را رصد کرده و به دقت آن‌ها را مدیریت کنند. بدین ترتیب تأثیرات حاصل از تغییرات ناخواسته به حداقل رسیده و پروژه در مسیر درست خود باقی می‌ماند.

توجه داشته باشید که هر EPM ممکن است ویژگی‌ها و بخش‌های مختلف دیگری نیز داشته باشد که بسته به نیازهای سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مزایای استفاده از سیستم مانیتورینگ شاخص های کارایی سازمان

استفاده از مدیریت پروژه برای سازمان‌ها و تیم‌ها مزایای متعددی را به همراه دارد. در ادامه به برخی از مزایا و فواید اصلی مدیریت پروژه اشاره خواهیم کرد:

1. زمانبندی بهتر: مدیریت پروژه امکان برنامه‌ریزی دقیق‌تر و بهینه‌تر زمانی را برای انجام وظایف فراهم می‌کند. این امر به افراد کمک می‌کند تا وظایف خود را در زمان مناسب و با کیفیت بالا انجام دهند.

2. کاهش ریسک: سیستم مدیریت پروژه، فرایند مدیریت ریسک را ارتقا می‌بخشد. در واقع، با شناسایی، ارزیابی و کنترل ریسک‌ها، احتمال وقوع مشکلات کاهش می‌یابد و در صورت وقوع نیز تدابیر مناسبی برای مقابله با آنها اتخاذ می‌شود.

3. کنترل هزینه‌ها: با استفاده از سیستم مدیریت پروژه، امکان کنترل هر چه بهتر هزینه‌ها برای مدیران فراهم می‌شود. این امر به مدیران کمک می‌کند تا بتوانند برنامه‌ریزی مالی صحیحی داشته باشند و هزینه‌های مربوط به پروژه در حد مجاز خود خارج نشود.

4. افزایش کیفیت پروژه: مدیریت پروژه شامل فرایندهایی برای ارزیابی و کنترل کیفیت نیز است. در نتیجه می‌توان این اطمینان را داشت که خدمات و محصولات با کیفیت بالایی ارائه شده و در نتیجه آن رضایت مشتریان به خوبی جلب می‌شود.

5. هماهنگی بیشتر تیم: استفاده از یک سیستم مدیریت پروژه به اعضای تیم این امکان را می‌دهد تا به بهترین شکل ممکن با یکدیگر هماهنگ شوند. این توازن و هماهنگی باعث افزایش بهره‌وری و کاهش اشتباهات می‌شود.

6. بهبود ارتباطات: یک سیستم مدیریت پروژه به طور معمول شامل فرایندها و ابزارهای مناسب برای مدیریت ارتباطات را نیز می‌شود. این امر به تیم‌ها و ذینفعان این امکان را می‌دهد تا بتوانند اطلاعات را به بهترین شکل مناسب انتقال داده و از هماهنگی بیشتری برخوردار شوند.

7. بهبود عملکرد: از طریق بخش مانیتورینگ و گزارش‌گیری یک سیستم مدیریت پروژه، مدیران می‌توانند بازخوردهای مربوطه را دریافت کرده و در صورت نیاز اقدامات لازم برای بهبود پروژه‌های آینده داشته باشند.

8. تسهیل اجرای تغییرات: استفاده از یک EPM امکان مدیریت تغییرات در زمینه‌های مختلف پروژه را نیز فراهم می‌کند. بدین ترتیب مدیران می‌توانند هر زمان که احساس کردند نیاز به یک اعمال تغییر در پروژه است، تغییرات را انجام داده و پروژه خود را بهبود ببخشند.

سیستم مدیریت پروژه که با نام سیستم مانیتورینگ شاخص‌های کارایی سازمان نیز شناخته می‌شود، در حال حاضر به عنوان یک ابزار مهم در فرایند مدیریت استراتژیک و عملکرد سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد و با ارائه اطلاعات مناسب و مفید به مدیران یک سازمان، شرایطی را فراهم می‌کنند تا بتوانند تصمیمات بهینه‌تری را در خصوص هدف‌گذاری، تخصیص منابع و بهبودهای عملکرد سازمان خود داشته باشند.

در اصل، EPM به عنوان یک ابزار هوشمندانه و یکپارچه در مدیریت پروژه‌ها، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا به یکباره نگرشی جامع به تمامی پروژه‌ها و برنامه‌های خود داشته باشند. به همین دلیل است که استفاده از سیستم مدیریت پروژه نقش کلیدی در موفقیت و پیشرفت سازمان‌ها ایفا می‌کند و به عنوان یک ابزار استراتژیک در مدیریت پروژه‌های مدرن مورد استفاده قرار می‌گیرد. امیدواریم که این مقاله برای شما مفید بوده باشد.