در سال‌های اخیر، نقش منابع انسانی در ارزیابی کارکنان و موفقیت سازمان پررنگ‌تر شده است. امروزه، واحد منابع انسانی به دنبال استفاده از روش‌های نوین برای کسب اطمینان از دستیابی سازمان به اهداف استراتژیک است و از ابزارها و رویکردهای نوین در این مسیر استفاده می‌کند. در این راستا، مدیریت عملکرد سازمانی یکی از کارآمدترین استراتژی‌های حاضر برای ارزیابی جامع هر یک از کارکنان و برنامه‌ها است که در مسیر پیشرفت و هدایت سازمان مطابق با قوانین در حال اجرا، ایفای نقش می‌کند. به همین خاطر، در این مقاله از ایریسا مگ قصد داریم تا به بررسی مفهوم مدیریت عملکرد سازمانی و کاربرد آن در بهبود عملکرد سازمانی بپردازیم.
در این مقاله، مطالب زیر را با یکدیگر بررسی خواهیم کرد:
- مدیریت عملکرد سازمانی چیست؟
- مراحل چرخه مدیریت عملکرد سازمانی چیست؟
- مدیریت عملکرد سازمانی چه کاربردی دارد؟
مدیریت عملکرد سازمانی چیست؟
چرخه مدیریت عملکرد که معادل انگلیسی آن Performance management است، به یکی از رویکردهای پویا و استراتژیک سازمان‌ها با هدف بهبود و توسعه عملکرد کارکنان اشاره دارد. به بیان ساده‌تر، سازمان به گروهی سازمان یافته از افراد اطلاق می‌شود که با یک هدف خاص با یکدیگر کار می‌کنند. هریک از این افراد وظایف و مسئولیتی را بر عهده دارند و منابع انسانی با ارزیابی مداوم و ارائه بازخورد به تک تک کارکنان، اطمینان حاصل می‌کند که آن‌ها به طور دقیق از موقعیت فعلی و نقش خود در سازمان آگاه هستند و از مهارت خود در مسیر تحقق اهداف، برآورده سازی انتظارات مدیران و بقاء سازمان در بازارهای رقابتی فعلی استفاده می‌کنند.
براساس تعریف نظریه پردازان مشهور از جمله اوبری دانیلز، مفهوم مدیریت عملکرد به «یک سیستم مدیریتی داده‌گرای علمی که از سه عنصر اصلی اندازه‌گیری، بازخورد و تقویت مثبت تشکیل شده است» اشاره دارد. در این فرآیند، عملکرد هر یک از کارمندان در یک چرخه سه و گاها چهار مرحله‌ای که شامل هدف گذاری، برنامه ریزی و ارزیابی است، به صورت مداوم ارزیابی می‌شود و مدیران با تجزیه و تحلیل نتایج این ارزیابی، عملکرد کارمندان را ریشه یابی می‌کنند و یک محیط ایمن برای بهبود عملکرد آن‌ها فراهم می‌سازند.
مراحل چرخه مدیریت عملکرد سازمانی چیست؟
هدف اصلی بیشتر سازمان‌ها، بهینه سازی عملکرد کارکنان در مسیر رسیدن به اهداف سازمان است. در این مسیر، یک سیستم برای نظارت و ارزیابی عملکرد کارکنان تعریف می‌شود که می‌توان آن را در چهار مرحله اصلی توصیف کرد. بهترین و متداول‌ترین توصیف و مفهوم چرخه مدیریت عملکرد سازمانی مربوط به مایکل آرمسترانگ است که برای اولین بار در کتاب «راهنمای مدیریت عملکرد» منتشر گردید.
مراحل چرخه مدیریت عملکرد سازمانی به شرح زیر است:
مرحله اول: هدف گذاری و برنامه ریزی
برنامه ریزی اولین اقدامی است که باید توسط سازمان‌ها انجام شود و مدیریت سازمان باید در ابتدا و قبل از ملاقات با کارکنان و سایر اعضاء تیم، اهداف، انتظارات، ارزش‌ها و استانداردهای سازمان را به طور دقیق مشخص کرده و در مسیر دستیابی به آن‌ها ایده پردازی کند. سپس یک جلسه و گفتگو حضوری با اعضاء تیم تشکیل دهد و استراتژی‌ها و اهداف سازمان را به صورت شفاف و دقیق با آن‌ها در میان بگذارد.
نکتهای که وجود دارد این است که باید کارکنان به یک درک صحیح از ارزش‌های سازمان برسند و به آن‌ها نشان داده شود که رشد شخصی و شغلی آن‌ها نه تنها به موفقیت سازمان کمک می‌کند، بلکه باعث پیشرفت فردی نیز می‌شود. نکته دیگر این است که اهداف سازمان باید به خوبی تعریف شوند و با شاخص‌های استاندارد قابل اندازه گیری باشند. هر یک از هدف‌ها باید دارای یک مهلت خاص باشند؛ به گونه‌ای که با یک برنامه‌ریزی هوشمندانه و منطقی قابل دستیابی باشند.
| بیشتر بخوانید: تفاوت مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد |
مرحله دوم: نظارت طی دوره
در مرحله دوم، سرپرست و مدیر سازمان باید به طور مستمر بر اهداف و کیفیت کار کارمندان نظارت داشته باشند و آن‌ها را راهنمایی و تشویق کنند و در صورت مواجه با مشکلات، بازخورد و یا پیگیری‌های لازم را انجام دهند و در صورت نیاز، به سراغ ارائه پشتیبانی بروند.
یکی دیگر از دلایل اهمیت نظارت در چرخه مدیریت عملکرد سازمان این است که در اهداف بلند مدت، احتمال کاهش انگیزه کارکنان وجود دارد. به همین خاطر، مدیران باید اهداف بلند مدت را به اهداف کوتاه مدت مانند اهداف ماهانه یا فصلی تقسیم کرده و با نظارت مستمر بر عملکرد کارکنان، احتمال انحراف از مسیر اصلی و مغایرت‌ها را به حداقل برسانند.
مرحله سوم: ارزیابی عملکرد اعضاء تیم در پایان هر دوره
در مرحله سوم که آن را مرحله ارزیابی و یا توسعه و بازنگری می‌نامند، سرپرست و مدیران، رفتار و عملکرد کارکنان را ارزیابی و تجزیه و تحلیل می‌کنند و نتایج بدست آمده را با نتایج مورد انتظار مقایسه می‌کنند. بررسی‌ها و ارزیابی‌ها نشان می‌دهد که تا چه میزان عملکرد کارکنان مورد قبول و با اهداف شرکت همسو بوده است.
مرحله چهارم: مرور و بازنگری و بهبود عملکرد
مرحله آخر یا همان مرحله بازنگری و بهبود عملکرد سازمانی را می‌توان یکی از دشوارترین مراحل در چرخه مدیریت عملکرد سازمانی در نظر گرفت. در این مرحله، هر یک از کارکنان به صورت جداگانه با سرپرستان در یک جلسه رو در رو به گفتگو در رابطه با کارنامه و نتایج ارزیابی می‌پرداند. در این جلسه، هر یک از کارکنان به نقاط قوت و ضعف خود پی می‌برند و بر روی دو الی سه حوزه که بهبود آن‌ها اهمیت بیشتری دارد، تمرکز می‌شود. همچنین، به کارمندانی که نتایج رضایت بخشی داشته‌اند، به پاس قدردانی از موفقیت‌هایشان، پاداش تعلق می‌گیرد.
مدیریت عملکرد سازمانی چه کاربردی دارد؟
در صورتی که مدیریت عملکرد سازمانی از روش صحیح و ارزیابی عملکرد کارکنان براساس شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI: Key Performance Indicators) انجام شود، مزایای بیشماری برای کارمندان و سرپرستان به همراه خواهد داشت. به همین خاطر قصد داریم تا در این بخش به بررسی برخی از مزایا و کاربرد مدیریت عملکرد سازمانی بپردازیم.
1. زمانی که سرپرستان و مدیران یک تصویر بزرگتر از اهداف کلی سازمان به کارکنان نشان می‌دهند و از آن‌ها می‌خواهند که در مسیر رسیدن به این اهداف، سازمان را همراهی کنند، در حقیقت باعث ایجاد یک رابطه قوی میان مدیریت سازمان و کارمندان می‌شوند و با فراهم سازی شرایطی مناسب برای اعتماد دو طرفه، محیطی یکپارچه برای رسیدن به اهداف مشترک به وجود می‌آورند.
2. زمانی که مدیران یک بازخورد سازنده و شفاف به کارمندان می‌دهند، در حقیقت آن‌ها را ترغیب می‌کنند که تمام تلاش و استعداد خود را در مسیر تحقق یافتن اهداف سازمان به کار گیرند و به فردی مسئولیت پذیر تبدیل شوند.
| بیشتر بخوانید: مدیریت ریسک چیست و چه کاربردی در سازمان دارد؟ |
3. بدون شک فرآیند اخراج نیروهای قدیمی و استخدام نیروهای جدید و آموزش مجدد آن‌ها یک فرآیند وقت گیر و هزینه بر است. در این راستا، مدیران می‌توانند با مدیریت عملکرد سازمانی هزینه‌های مرتبط با اخراج و استخدام نیروها و کارمندان را کاهش دهند. همچنین، بازخورد منظم، ارائه پشتیبانی، حمایت و پاداش به کارکنان و تشویق نیروهای قدیمی به بهبود عملکرد نیروهای مسئولیت پذیر و وفادار به سازمان کمک می‌کند.
در مطالب فوق ضمن ارائه تعریفی جامع از مدیریت عملکرد سازمانی و کاربرد آن، به بررسی مراحل این چرخه نیز پرداختیم. مدیریت عملکرد سازمان و کاربرد آن یکی از نوین‌ترین سیستم‌های مدیریتی برای دستیابی به موفقیت هر سازمان و بهبود عملکرد کارکنان است که در چارچوب فرآیند مدیریت منابع انسانی انجام می‌شود. در آخر، امیدواریم که مطالب فوق، مورد توجه و رضایت شما قرار گرفته باشد. همچنین، از شما دعوت می‌نمایم تا برای کسب اطلاعات بیشتر و دستیابی به درک بهتر از تفاوت مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد، از دیگر مقاله‌های ایریسا مگ دیدن فرمایید.