امروزه اکثر سازمان‌های موفق به دنبال راهکاری نوین با هدف تجزیه و تحلیل عملکرد کارکنان در مسیر موفقیت و برتری یافتن نسبت به سایر رقباء خود هستند. در این مسیر، ارزیابی عملکرد سازمانی مانند یک ابزار کارآمد در مسیر موفقیت سازمان و سنجش کیفیت کار کارکنان ایفای نقش می‌کند و باعث افزایش شفافیت بیشتر در محیط کار، بهبود عملکرد کارکنان و حتی تقویت رابطه میان کارفرما و کارکنان می‌شود. به همین دلیل است که در این مقاله از ایریسا مگ قصد داریم تا به بررسی مفهوم ارزیابی عملکرد و شیوه انجام آن بپردازیم.
در ادامه مطالب، مفاهیم زیر را یکدیگر بررسی خواهیم کرد:
- ارزیابی عملکرد سازمانی چیست؟
- چرا به ارزیابی عملکرد سازمانی نیاز است؟
- ارزیابی عملکرد سازمانی چگونه انجام می‌شود؟
ارزیابی عملکرد سازمانی چیست؟
ارزیابی عملکرد که معادل انگلیسی آن Performance Evaluation است به گزارشی از وضعیت عملکرد کارکنان یک سازمان اشاره دارد و یک فرآیند گذشته نگر است. در حقیقت، ارزیابی عملکرد یک بازخورد دوره‌ای از عملکرد کارکنان در یک دور زمانی مشخص است و یکی از مراحل مدیریت عملکرد سازمانی به حساب می‌آید. با این وجود، در برخی موارد، مفهوم ارزیابی عملکرد سازمانی و مدیریت عملکرد سازمانی به اشتباه به جای یکدیگر مورد استفاده قرار می‌گیرند.
نکته دیگری که وجود دارد این است که کارکنان سازمان در سالگرد کاری خود و براساس نتایج حاصل شده از ارزیابی عملکرد، درجه بندی می‌شوند و براساس آن به آن‌ها پاداش داده خواهد شد و یا شامل افزایش حقوق می‌شوند. همچنین، هریک از کارکنان از نتایج بازخورد دوره‌ای خود آگاه می‌شوند و به شناخت بهتری نسبت به نقاط قوت و ضعف خود دست پیدا می‌کنند.
به طور کلی، ارزیابی عملکرد یک روش رسمی و نوین است که براساس مسئولیت‌های شغلی کارمندان تعریف می‌شود و در پایان هر دوره مشخص، میزان تلاش و عملکرد هر یک از کارکنان در مسیر موفقیت سازمان سنجیده می‌شود و با اهداف از پیش تعیین شده مقایسه می‌گردد. نتایج این ارزیابی به مدیران کمک می‌کند تا دید بهتر و آگاهانه‌تری نسبت به اهداف خرد و کلان سازمان و همچنین وضعیت فعلی داشته باشند و براساس این نتایج اقدام‌های اجرایی یا اصلاحی را تعیین کنند.
چرا به ارزیابی عملکرد سازمانی نیاز است؟
یکی از مهم‌ترین مراحل مدیریت استراتژیک سازمان، ارزیابی عملکرد است؛ زیرا به مدیران و مسئولین کمک می‌کند تا از عملکرد فعلی سازمان آگاه شوند و در زمان مناسب تغییرات استراتژیکی مورد نیاز را اعمال کنند. در این مسیر، لازم است که اطلاعات معتبر در مورد عملکرد سازمان و کارمندان در اختیار مدیران قرار بگیرد و بهترین راه برای کسب اطلاعات کارآمد، ارزیابی جنبه‌های مختلف سازمان در مسیر تحقق اهداف و تمرکز بر روی تجزیه و تحلیل عملکرد کارکنان است.
از سوی دیگر، این ابزار تشخیصی به سرپرستان و مدیران کمک می‌کند تا با بررسی داده‌های مفید، عوامل مهمی که باعث پیشرفت آن‌ها نسبت به رقبا می‌شود را شناسایی کنند. همچنین، بسیاری از سرمایه گذاران تمایل دارند تا با دسترسی به نتایج ارزیابی عملکرد سازمان از موقعیت فعلی سازمان در میان رقباء و سهم آن در بازار آگاهی کسب کنند.
اطلاعاتی که در اثر ارزیابی عملکرد در اختیار بخش منابع انسانی قرار می‌گیرد، باعث نمایان شدن نقاط قوت و ضعف کارکنان و ایجاد تغییر در بهره‌وری آن‌ها نیز خواهد شد. به بیان دیگر، تمامی مدیران و کارکنان به درکی واضح از اهداف شرکت و تغییرات ضروری در حوزه‌های مختلف می‌رسند. در نتیجه، میزان بهره‌وری و تعهد کارکنان افزایش می‌یابد.
| بیشتر بخوانید: مدیریت عملکرد سازمانی چیست و چه کاربردی دارد؟ |
ارزیابی عملکرد سازمانی چگونه انجام می‌شود؟
در این بخش از ایریسا مگ 4 روش مهم ارزیابی عملکرد آورده شده است. استفاده از تنها یکی از روش‌های زیر به سازمان کمک می‌کند تا اطلاعاتی یک طرفه بدست بیاورد. در صورتی که استفاده همزمان از روش‌های متعدد برای دستیابی به بینش از دیدگاه‌های مختلف کارآمد خواهد بود.
1. خود ارزیابی براساس اهداف
در این روش، مدیران و کارکنان با همکاری یکدیگر، اهدافی را شناسایی، سازماندهی و برنامه ریزی می‌کنند و تمام تمرکز و انرژی خود را بر روی دستیابی به این اهداف در طول دوره‌ای مشخص قرار می‌دهند. در طول دوره، تمامی کارمندان معیارهای ارزیابی خود را با استفاده از سوالات چند گزینه‌ایی ارزیابی می‌کنند.
در پایان هر دوره، هر یک از کارمندان براساس نتایج بدست آمده از خود ارزیابی و تفاوت آن با نظر ناظران و امتیازی که مدیران به هر یک از کارکنان اختصاص داده‌اند، با یکدیگر مقایسه می‌شوند. این ارزیابی یک روش شگفت انگیر برای بهبود تعهد کارکنان و افزایش شانس دستیابی به اهداف سازمان است.
2. روش مرکز ارزیابی
روش مرکز ارزیابی یک روش ارزیابی تحت شرایط کنترل شده و براساس فنون استاندارد شده است که فرصت شناسایی و مشاهده یک تصویر واضح از عملکرد کارکنان را فراهم می‌سازد. در این روش، کارمندان در معرض یکسری تست‌ها، تمرین‌ها و مصاحبه‌های فردی و گروهی قرار می‌گیرند و یک محیط یا موقعیت اجتماعی برای آن‌ها شبیه سازی می‌شود مانند بحث‌های رسمی یا شرایط شغلی مدیریتی و نتیجه این ارزیابی مشخص می‌کند که آیا کارکنان دارای مهارت‌ها و قابلیت‌های لازم برای شغل مورد نظر هستند یا خیر.
3. ارزیابی عملکرد کارکنان 360 درجه
ارزیابی عملکرد سازمانی براساس متد 360 درجه روش مفیدی برای درجه بندی کارکنان براساس پیشرفت آن‌ها در تیم و رتبه بندی براساس موفقیت‌های طی دوره است. در حقیقت، هر یک از کارکنان براساس شرح وظایف و کارهای انجام شده در ارتباط با سایر تیم‌ها رتبه بندی و ارزیابی می‌شوند. از جمله مزایای ارزیابی عملکرد با متد 360 درجه می‌توان به آگاهی کارکنان از نحوه عملکردشان و تاثیر آن بر ذینفعان، تشویق کارکنان به بهبود و تقویت نقاط قوت و ارتقاء مشارکت اشاره کرد.
| بیشتر بخوانید: تفاوت مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد |
4. ارزیابی روان شناختی
امروزه بسیاری از سازمان‌ها در بازه زمانی معین و یا حتی در هنگام مصاحبه شغلی از تست‌های روانشناختی برای ارزیابی استعداد و شخصیت کارکنان و متقاضیان استفاده می‌کنند. در فرآیند ارزیابی روانشناختی، عملکرد کارکنان با نمونه‌های رفتاری خاصی که شامل رتبه بندی است، مقایسه می‌شود. همچنین، طی فرآیند ارزیابی روان شناختی، رفتار متعارف و معمولی کارکنان در شرایط عادی و حوادث بحرانی به تصویر کشیده خواهد شد.
امروزه از ارزیابی عملکرد تمامی کارمندان در یک سازمان برای ایجاد محیطی ایمن در راستای شکوفایی و تقویت نقاط قوت کارکنان در مسیر تحقق اهداف سازمان استفاده می‌شود. نظارت دقیق بر روی عملکرد هر یک از کارکنان در بازه های زمانی منظم به مدیران و سرپرستان کمک می‌کند تا آگاهی بیشتری از وضعیت فعلی سازمان داشته باشند و در صورت رشد نزولی سازمان، در کوتاه‌ترین زمان ممکن متوجه مشکلات و موانع شده و با برنامه ریزی مناسب، سازمان را مجدد در مسیر رو به پیشرفت قرار دهند. به همین خاطر، در این مقاله سعی کردیم تا به بررسی مفهوم ارزیابی عملکرد سازمان بپردازیم و متدهای موثر در فرآیند ارزیابی را معرفی نماییم. امیدواریم که مطالب فوق مورد توجه و رضایت شما قرار گرفته باشد.