در دنیای کسب و کار، افزایش راندمان و کارایی در سازمان‌ها حرف اول را می‌زند و مدیران به دنبال سیستمی قدرتمند برای سرعت بخشی به کارها و افزایش راندمان سازمان هستند. در این راستا، سیستم اتوماسیون اداری، به عنوان ابزاری کاربردی و مفید برای مکاتبات اداری و تسهیل فرآیندها، گردش مستندات و تسریع کارها در شرکت‌ها و سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد و وظایف بخش‌های گوناگون را به صورت خودکار انجام می‌دهد و گامی بزرگ در راستای حذف فرآیندهای سنتی و حتی دستی برمی‌دارد. در این مقاله از ایریسا مگ قصد داریم تا به بررسی مفهوم اتوماسیون اداری و نقش آن در تعامل بهتر کارکنان و افزایش کارایی سازمان بپردازیم.
در ادامه مطالب، مفاهیم و مطالب زیر را با یکدیگر بررسی خواهیم کرد:
- اتوماسیون چیست؟
- اتوماسیون اداری چیست؟
- وظایف اتوماسیون اداری در سازمان‌ها
- بخش های مختلف اتوماسیون اداری
اتوماسیون چیست؟
در عصر تکنولوژی محور امروزی، شرکت‌ها و سازمان‌ها برای افزایش کارایی و سهم خود در بازار در حال رقابت با یکدیگر و تلاش مداوم هستند. از این رو، بسیاری از سازمان‌ها به سراغ فناوری‌های جدید مطابق با نیاز روز می‌روند و اتوماسیون اداری یکی از نوین‌ترین سیستم‌های اطلاعاتی است که امروزه نقش پررنگی در سرعت بخشی به کارهای اداری و افزایش کارایی سازمان‌ها ایفا می‌کند. قبل از بررسی این سیستم، لازم است که با مفهوم واژه اتوماسیون آشنا شوید. واژه اتوماسیون که معادل انگلیسی آن Automation است، از دو کلمه automatic و operation تشکیل شده و به معنی عمل کردن بدون عامل خارجی و با حداقل تاثیرپذیری از عامل خارجی است. شاید برایتان جالب باشد که مفهوم اتوماسیون در زبان یونان باستان به معنی خود فرمان بوده است.
اتوماسیون اداری چیست؟
سازمان‌ها و ادارات از افراد مختلف تشکیل شده‌اند و هر یک از این افراد در راستای اهداف مشترک با یکدیگر همکاری می‌کنند. هر یک از کارمندان یک سازمان دارای وظایف فردی و گروهی منحصر به فردی هستند و باید به طور هماهنگ برای دستیابی به نتایج مورد نظر با یکدیگر در تعامل باشند و مدیریت کارآمد وظایف روزانه نیازمند یک ابزار است که قادر باشد داده‌ها را بدون دخالت عامل خارجی (انسان) از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل کند و افراد بتوانند با استفاده از این ابزار قدرتمند، در عین همکاری گروهی و تیمی، به وظایف فردی خود نیز رسیدگی کنند.
سیستم اتوماسیون اداری که در انگلیسی به آن Office Automation گفته می‌شود، همان ابزاری است که سازمان‌ها برای جمع آوری ایمن اطلاعات، تجزیه و تحلیل داده‌ها و مدیریت وظایف و فرآیند روزمره به آن نیاز دارند. این سیستم مبتنی بر کامپیوتر وظیفه جمع آوری مستندات، فرم‌های ارتباط اداری و پیام الکترونیک را بر عهده دارد و اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان را با کمک شبکه و با هدف انتقال نامه‌ها، آمار، مکاتبات، اطلاعات و غیره با استفاده از یک نرم افزار مشترک، به صورت یکپارچه، به یکدیگر متصل می‌کند.
| بیشتر بخوانید: مدیریت عملکرد سازمانی چیست و چه کاربردی دارد؟ |
وظایف اتوماسیون اداری در سازمان‌ها
در اغلب موارد، سازمان‌ها با مشکلاتی از جمله انجام نشدن به موقع وظایف، عدم دسترسی به اطلاعات از راه دور، نیاز مداوم به حضور کارکنان در واحدهای مختلف برای پیگیری کارها، اختلال در انجام کارها در غیاب یکی از کارمندان و عدم شفافیت کارها روبرو می‌شوند. در صورتی که می‌توان این دسته از مشکلات را با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری برطرف کرد. این سیستم را می‌توان یک ابزار قوی برای ساده سازی عملیات‌های سازمانی و بهبود رشد کسب و کارهای بزرگ و کوچک در نظر گرفت. ابزار اتوماسیون به شما این فرصت را می‌دهد تا از منابع انسانی‌تان در بخش‌های دیگری از کسب و کار استفاده کنید و برخی از مسئولیت‌های آن‌ها را به نیروی کار ماشینی واگذار نمایید.
صرف نظر از مزایای فوق، وظایف مهم اتوماسیون اداری را می‌تون در در سه دسته‌ی زیر قرار داد:
1. جمع آوری و ذخیره اطلاعات
ذخیره اطلاعات را می‌توان به عنوان اولین بخش از فرآیند اتوماسیون اداری معرفی کرد که شامل فرم‌ها، اسناد، مستندات، فایل‌ها و تصاویر اداری می‌شود. ذخیر اطلاعات به طور کلی در قالب واژه پرداز یا صفحه گسترده وجود دارد اما گاهی می‌توانند در یک نرم افزار یا یک CMS جمع آوری شوند. نرم افزارهای پردازش متن قادر به بررسی و پردازش داده‌های متنی هستند و نرم افزار های صفحه گسترده کار با داده‌های عددی را آسان‌تر می‌کنند.
2. تبادل داده ها
امروزه اکثر سازمان‌ها و شرکت‌ها به سیستم تبادل اطلاعات از طریق پست الکترونیکی، پست صوتی و غیره دسترسی دارند. سیستم و ابزارهای انتقال الکترونیکی، تبادل داده‌ها و اطلاعات را میان کارمندان و حتی کاربران آسان‌تر کرده است. نرم افزار اتوماسیون اداری نیز در این دسته از سیستم‌ها قرار می‌گیرد و مشارکت و تبادل اطلاعات را میان کاربران امکان پذیر می‌سازد. ناگفته نماند که به سیستم‌های اداری که اطلاعات و داده‌ها را میان چندین کاربر به اشتراک می‌گذارد، گروه افزار نیز گفته می‌شود.
3. مدیریت داده‌ها
یکی از مهم‌ترین دلایل محبوبیت این سیستم قدرتمند، مدیریت اطلاعات مربوطه توسط کاربران مختلف است. سیستم اتوماسیون اداری برای داده‌های کوتاه مدت و بلند مدت مانند هزینه‌های بازاریابی، طرح‌های مالی، خرید دارایی‌ها و غیره مورد استفاده قرار می‌گیرد و هر یک از طرفین می‌توانند از طریق معادلات منابع، زمان بندی الکترونیکی و برنامه‌های زمانی بر روی فعالیت‌ها و پروژه‌های مختلف سازمان نظارت و کنترل داشته باشند.
بخش‌های مختلف اتوماسیون اداری
یک سیستم اتوماسیون اداری از ماژول‌های گوناگون تشکیل شده است و هر یک از این بخش‌ها برای طیف وسیعی از فعالیت‌های سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند. مهم‌ترین بخش‌های اتوماسیون به شرح زیر است:
1. آرشیو الکترونیک
در اثر گذر زمان، حجم و تعداد مستندات در سازمان افزایش چشمگیری پیدا می‌کند و سازمان برای بایگانی آن‌ها نیاز به یک ابزار دارد. بسیاری از سیستم‌های اتوماسیون دارای بخشی به عنوان مدیریت مستندات و آرشیو الکترونیک هستند و دسته بندی و جستجو اسناد سازمانی را ساده‌تر می‌کنند.
2. دبیرخانه
از دیگر بخش‌های سیستم اتوماسیون می‌توان به عملیات مرتبط با دبیرخانه که عبارتند از ارجاع، ثبت نامه، کارتابل پرسنل و بایگانی اشاره کرد. با جرات می‌توان گفت که دبیرخانه یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین بخش‌های این سیستم است که برای اسکن، ثبت اندیکاتور، ورود اطلاعات، توزیع و پیگیری نامه‌های دریافتی، امضاء ثبت، پیش نویس و غیره مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچنین، در این بخش از ابزارهای متعددی از جمله اسکنر، چاپگر، فکس و قلم نوری استفاده خواهد شد.
| بیشتر بخوانید: ارزیابی عملکرد سازمانی چیست و چگونه انجام می شود؟ |
3. مدیریت جلسات و ساماندهی
سیستم اتوماسیون اداری قادر به تنظیم، برگزاری جلسات، ثبت و نگهداری و پیگیری مستندات است و با استفاده از تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری دیگر لازم نیست که وقت و هزینه زیادی صرف برنامه ریزی برای جلسات، مدیریت آن‌ها و نگهداری مستندات سازمان شود.
از دیگر بخش‌های اتوماسیون اداری که به تدریج به سیستم اضافه شده است، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- فرم‌ساز و موتور گردش فرم
- گزارش ساز
- سامانه ارسال پیام کوتاه
- کارتابل آفلاین
- صندوق پیام
- سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک
- دفترچه یادداشت روزانه
- کتابخانه الکترونیک
- سیستم کنترل رفت و آمد اشخاص
سیستم اتوماسیون به بهبود بازدهی و افزایش کارایی سازمان کمک می‌کند و به عملیات‌های اداری از طریق استفاده از مدرن‌ترین تکنولوژی‌ها و خودکارسازی فرآیندها سرعت می‌بخشد. به بیان ساده‌تر، سیستم اتوماسیون اداری به مجموعه‌ای از فرآیندهای مبتنی بر نرم افزارهای کامپیوتری اشاره دارد که برای کاهش نیروی انسانی در فرآیند اجرای فعالیت‌های اداری، مالی و دیگر فعالیت‌های مرتبط با سازمان و برون سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد.