سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS)

گستردگی جغرافیایی و حجم بالای اطلاعات پروژه‌ها در سازمان‌ها، ضرورت مدیریت و کنترل پروژه ها به صورت مستقل و جمع بندی اطلاعات پروژه‌ها در قالب طرح‌های کاری بدون استفاده از ابزار مناسب، دشوار، وقت‌گیر و در پاره‌ای موارد غیر قابل انجام می‌باشد. سیستم مدیریت و کنترل پروژه‌ها که به صورت یکپارچه تمامی اطلاعات پروژه‌ها را در برگیرد می‌تواند ابزار مناسبی برای انجام این مهم باشد.
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه ((PMIS یک سیستم یکپارچه اطلاعاتی مرتبط با پروژه‌ها است. هدف این سیستم تسهیل جریان‌های اطلاعاتی و ارتباطی بین ارکان و اجزاء پروژه و مدیریت صحیح اطلاعات پروژه می‌باشد. این سیستم امکان دسترسی به اطلاعات دقیق، صحیح و به‌روز پروژه‌ها را جهت مدیریت بهینه پروژه و کمک به تصمیم گیری مدیران در امور پروژه را فراهم می‌سازد.
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) به عنوان راه حلی سیستماتیک و یکپارچه برای کمک به مدیران پروژه، مدیران طرح ، مدیران سبد پروژه‌ها و مدیریت ارشد سازمان پیش بینی و طراحی گردیده است.
موسسه مدیریت پروژه PMI به عنوان مطرح ترین مؤسسه دنیا در زمینه تولید استاندارد‌ها و متدولوژی‌های مرتبط با مدیریت پروژه و در استاندارد PMBOK به عنوان معتبرترین استاندارد در زمینه مدیریت پروژه از PMIS به عنوان ابزاری کلیدی برای کمک به مدیریت پروژه‌ها نام برده شده است.
ویژگی های خاص
۱- قابلیت ارسال و دریافت اطلاعات از سایر سیستم‌ها
۲- وجود گزارش ساز پویا (Report Generator)
۳- مدیرِیت طرح و سبد پروژه
۴- پردازش و گزارش دهی با قابلیت‌های هشدار دهی و تعیین مسیرهای بحرانی و وضعیت‌های مختلف پروژه
۵- تطابق با استاندارد PMBOK
۶- امکان تعریف گردش کارهای پویا (Dynamic Workflow) بدون محدودیت سطوح

سایر ویژگی ها:
• مدل سازی، ذخیره سازی، بازیابی پیوسته و مدیریت عمومی اطلاعات و داده‌های پروژه در طول دوره عمر پروژه
• یکپارچه کردن اطلاعات در طول دوره عمر پروژه (از مطالعات امکان سنجی تا مراحل اجرایی و اختتامی)
• تسهیل کننده فعالیت‌های برنامه ریزی و کنترل پروژه
• قابلیت تهیه پشتیبان و مستندسازی پروژه‌ها در مراحل مختلف دوره عمر پروژه
• تسهیل ارتباط اعضا تیم پروژه در نقاط گوناگون جغرافیایی
• یکسان سازی شیوه ورود اطلاعات و مدیریت بر آن‌ها
• عدم ورود داده‌های تکراری
• افزایش صحت اطلاعات
• امکان جستجو و مشاهده اطلاعات کامل پروژه
• سازماندهی داده‌ها و استخراج سریع اطلاعات مورد نظر
• امکان تهیه گزارش‌های گوناگون در سطوح مختلف
• استاندارد و یکپارچه سازی قالب فرم‌ها و گزارش‌ها
• ایجاد آرشیو جامع اطلاعات
• افزایش سرعت در تهیه گزارش‌های پروژه‌ و فرا پروژه‌ (طرح و سبد) و جمع بندی آماری از داده‌ها
• ایجاد سطوح دسترسی متفاوت برای تیم پروژه
• ثبت اتوماتیک و گزارش سوابق ورود و ویرایش اطلاعات توسط کاربران
• ایجاد نمودارهای مربوط به اطلاعات پروژه‌
• ایجاد گروه‌های مختف کاری
• ایجاد تقویم‌های کاری شمسی و میلادی متفاوت برای پروژه‌ها و منابع
• استفاده از کلیه امکانات نرم افزارهای مدیریت پروژه از طریق Web و یا به صورت Desktop Application
• ارتباط آسان با محصولات Microsoft Office از جمله Excel و Word
• امکان تهیه آموزه‌های پروژه‌ به‌صورت جامع و طبقه بندی شده
• پشتیبانی کامل از زبان فارسی در سیستم

نقش PMIS در مدیریت زمان‌بندی پروژه‌ها:
• پیوند یا تفکیک سیستم زمان بندی پروژه‌ها با سیستم کنترل هزینه‌ی پروژه
• استفاده از چندین تقویم برای یک پروژه
• مدیریت زمان بندی، فعالیت های طراحی و اجرا
• به روزرسانی روابط متقابل میان فعالیت ها
• تشخیص فعالیت های بحرانی و محدودیت منابع
• تسطیح منابع چندین پروژه
• ارائه ی داده‌ها در قالب های گرافیکی قابل فهم

نقش PMIS در مدیریت هزینه ی پروژه‌ها:
• پیگیری هزینه و مخارج پروژه
• برقراری یک ساختار شکست کار برای هزینه‌های پروژه
• پیگیری به روزرسانی هزینه ی ناشی از درخواست های تغییر
• تخصیص داده بر مبنای اولویت در ساختار شکست کار
• ترسیم و ارائه ی داده‌های جریان نقدی، بودجه ریزی مالی و…
• ارائه ی داده‌ها در قالب های گرافیکی قابل فهم

زیرسیستم‌های مدیریت پروژه
مدیریت زمان و محدوده پروژه Time and Scope Management
مدیریت زمان و محدوده به عنوان هسته مرکزی سیستم اطلاعات مدیریت پروژه عمل می‌کند. این سیستم کنترل زمانبندی پروژه اصلی و پروژه‌های فرعی زیرمجموعه (Master Detail) ، مدیریت یکپارچگی عملکرد همه ارکان پروژه با برنامه زمانبندی، محاسبات خودکار پیشرفت پروژه و … را بر عهده دارد. در این نرم افزار همچنین امکان برقراری ارتباط با نرم افزار Microsoft Project جهت برقراری ارتباط دوسویه بین برنامه زمانبندی و تغییرات آن با اطلاعات فرایندهای اجرا (Execution) و پایش و کنترل (Control & Monitoring) طراحی گردیده است.
مدیریت هزینه و صورت وضعیت ها (Cost Management and Invoices)
معرفی: وظیفه این سیستم، ثبت و مدیریت بودجه پروژه، گردآوری هزینه‌های پروژه از سیستم های اطلاعاتی سازمان ، ارایه خروجی‌های مرتبط با کنترل هزینه پروژه و آنالیز مالی آن است. همچنین مراحل تایید و تصویب صورت وضعیت‌های صادره و نیز کنترل تعهدات مالی پروژه را بر عهده دارد.

مدیریت نیروی انسانی پروژه (Human Resource Management)
معرفی: این سیستم، علاوه بر ایجاد بانک اطلاعاتی افراد سازمان و پروژه‌ها و طبقه بندی آن‌ها، مدیریت منابع انسانی بالقوه و بالفعل را به عنوان بخشی مهم از منابع پروژه در تقابل با برنامه پروژه بر عهده دارد. همچنین مدیریت پاسخگویی منابع (Responsibility) در این سیستم انجام می‌شود.
مدیریت ریسک پروژه (Risk Management)
معرفی: عدم توجه به ریسک‌های پروژه موجب کاهش دقت تخمین‌ها و پیش‌بینی‌های پروژه، دستیابی دشوار به اهداف پروژه و کاهش دقت تصمیم‌ها می‌شود. امکان ثبت رِیسکها و رخدادهای در سِیستم به تفکِیک پروژه‌ها در هر سایت فراهم می باشد و اعضای تیم پروژه می توانند بنا بر سطح دسترسی خود ریسک ها و مسائل و مشکلات موجود در پروژه را وارد و یا ویرایش نمایند.
مدیریت مکاتبات (Correspondence)
معرفی: با توجه به حجم مکاتبات پروژه ها و نیاز به همسان‌سازی و دسته بندی مکاتبات پروژه‌های سازمان ، این سیستم امکان ارتباط یکپارچه با سیستم‌های اتوماسیون اداری سازمان ها را در اختیار قرار می‌دهد و همچنین نیازمندی‌های پروژه‌ای را نیز پوشش می‌دهد.
مدیریت اسناد و مدارک (Document Management)
معرفی: این سیستم مدیریت اسناد، مدارک و سوابق پروژه های سازمان، کنترل نسخه‌های اسناد، کنترل اعتبار و تغییرات اسناد و نیز تولید اسناد در قسمت‌های مختلف سیستم اطلاعات مدیریت پروژه را در قالب گردش کار پویا بر عهده دارد.

پرتال پروژه و مدیریت دانش (Knowledge Management)
معرفی: سیستم مدیریت دانش، ضمن ارتباط با سایر سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه، ثبت، طبقه بندی، مدیریت و بروزرسانی دانش نیروی انسانی، دانش مکانیزه، دانش مستند و دانش خودکار پروژه را بر عهده دارد.
گزارش ساز پویا(Report Generator)
علاوه بر تمامی گزارش‌هایی که در قسمت‌های مختلف سیستم اطلاعات مدیریت پروژه وجود دارد، ابزار گزارش ساز ضمن حفظ سطوح دسترسی، امکان ساخت و ویرایش گزارش‌های جدیدی توسط کاربر را در سیستم ایجاد می‌کند. این گزارش‌ها می‌توانند به صورت جدولی، نموداری، سلسله مراتبی و ماتریسی باشد.

مدیریت ارتباطات پروژه (Communication management)
سیستم این امکان را دارد که کلیه ی اعضای یک تیم با دسترسی های مختلف بر روی سایت پروژه امکان به اشتراک گزاری اطلاعات را داشته باشند و در واقع فضاِی کارِی جلسه جهت مدِیرِیت اطلاعات شرکت کنندگان, دستور جلسات, اسناد, قرار دادها و موارد دِیگر جلسه استفاده مِی شود. همچنین اعضای تیم می توانند گفتگوهای گروهی داشته باشند و یا زمان جلسات را برای تیم پروژه به اشتراک بگذارند. همچنین این امکان وجود دارد تا جلسات و دیگر تغییرات موجود در سایت پروژه به صورت ایمیل به اطلاع اشخاص مربوطه رسانده شود.
مدیرِیت وظاِیف (Task Management)
در ِیک محِیط کاملا کاربر پسند ، کلِیه وظاِیف هر شخص که براِی او از طرف مدِیر پروژه برنامه رِیزِی شده است براِی او نماِیش داده شده و شخص کلِیه اطلاعات مربوط به درصد پیشرفت فعالیت و ساعت های واقعی انجام شده بر روی فعالیت ها را در قالب Timesheet، وارد نموده و براِی شخص تاِیید کننده ارسال می نماید. اطلاعات مربوط به وظاِیف هر شخص مِیتواند براِی او از طرِیق اِیمِیل نِیز ارسال شود. اِین اطلاعات قابلِیت sort, filter group را دارا مِیباشد.همچنِین مِی توان اطلاعات مربوط به ساعت کارِی کارکنان را از سِیستم مربوطه درِیافت کرد.پس از تکمِیل و ارسال Task و Timesheet ها , اِین اطلاعات براِی مدِیر مربوطه ارسال و وِی قابلِیت تاِیید و ِیا رد کردن اِین اطلاعات را دارد.

مدیریت طرح و پورتفولِیو (Program & Portfolio management)
در سیستم این امکان وجود دارد که هر دپارتمان بتواند بر اساس نوع پروژه‌ها و یا پیشنهاد های موجود، معیارهای مختلفی را تعریف نماید و میزان تأثیر آیتم‌ها در تبدیل یک پیشنهاد به پروژه را اعلام نماید.
علاوه بر این می تواند معیارهای ایجاد شده را اولویت بندی نماید و مشخص نماید که هر یک از معیارها با بقیه ی معیارها چه ارتباطی داشته است. آنالیز پیشنهاد ها و پروژه‌ها بدین صورت است که لیستی از تمامی پروژه‌ها و پیشنهاد ها موجود می باشد و کاربر سیستم موارد لازم را انتخاب می نماید لذا با توجه به معیارهای مشخص شده و ارتباط آن‌ها با یکدیگر، اولویت انجام پروژه‌ها یا پیشنهاد های انتخاب شده اعلام می گردد و مشخص می کنند بنا به هزینه یا منابع چه آنالیزی برای سبد پروژه‌های قابل انجام داشته باشیم. لازم به ذکر است هر یک از آنالیزها قابلیت ذخیره را دارند و امکان مقایسه ی آنالیزها و انتخاب آنالیز برتر در سیستم امکان پذیر می باشد.

توسعه پذیری:
همانگونه که در شکل زیر مشخص است، سیستم‌های اطلاعاتی به سه عامل انسان، فرآیند و ابزار وابسته بوده و با توجه به اینکه این سه عامل در سازمان‌ها متفاوت بوده است، لازم است که PMIS به ازای هر سازمان بصورت ویژه مورد استفاده قرار گیرد.

از جمله امکانات سیستم در این راستا عبارت است از:
۱- امکان گسترش سیستم به واحدهای سازمانی جدید
۲- انعطاف و قابلیت سیستم برای توسعه و گسترش کارکرد و کیفیت آن
۳- امکان توسعه سیستم و به ویژه پایگاه داده بدون از دست دادن اطلاعات
۴- امکان ارتقاء نرم افزارهای پایه بدون ایجاد خلل در کارکرد سیستم